一元管理とは、社内に散在する情報を一箇所に集約して管理する手法です。
多くの企業では部署ごとに情報が管理され、連携が取れていないという課題を抱えています。
本記事では、クラウド上で利用できるERPなどのシステム導入を検討している方へ、一元管理のメリット・デメリットを解説します。
業務を効率化し、経営判断を迅速化するためのポイントも紹介するため、ぜひ参考にしてください。
一元管理の基本的な意味を解説
一元管理とは、企業内に分散している様々な情報を一つの場所に集約し、矛盾がない状態で管理・運用する手法を意味します。
情報が各部署で個別に管理されていると、データの重複や不整合が生じ、業務の非効率化を招く原因となります。
情報を一元管理することで、全社的に統一された最新のデータに基づいた業務遂行や意思決定が可能になり、経営の質を高める基盤となります。
一元管理とは情報を一箇所に集めて管理すること
一元管理の核心は、部署ごとや担当者ごとにバラバラに保管されている情報を定められた単一のシステムやデータベースに集約する点にあります。
この情報の一元化により、データの整合性が保たれ、全従業員が必要な時にいつでも正確な情報へアクセスできる環境が構築されます。
例えば、ある顧客に関する情報が営業部と経理部で異なっているといった事態を防ぎ、常に最新かつ信頼性の高いデータを共有することが可能です。
このように情報を一元的に管理する仕組みは、組織全体の生産性向上に不可欠な要素となります。
「一括管理」や「集中管理」との意味の違い
一元管理と似た言葉に「一括管理」や「集中管理」がありますが、それぞれ意味合いが異なります。
「一括管理」は、関連する複数の対象をまとめて扱うことに主眼を置いた言葉であり、必ずしも情報源が一つであることを意味しません。
一方、「集中管理」は、特定の拠点や部門に権限やデータを集約して管理する物理的・組織的なアプローチを指します。
これに対し、一元管理は情報の「源」を一つに統合し、データの整合性や鮮度を保つことを目的としています。
情報の信頼性を担保するという点で、他の二つの言葉とは明確に区別されます。
一元管理の対象となる情報の具体例
一元管理の対象となるデータは、企業の経営資源である「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」の全てに関わります。
これらは個別に管理されることも多いですが、一元化することで経営状況の可視化や部門間の連携強化といった効果が期待できます。
例えば、人材データと会計データを連携させれば、人件費を含めたプロジェクトの収益性を正確に把握することが可能です。
ここでは、具体例としてどのような情報が対象になるのか、設備の管理なども含めて解説します。
人材やスキルなど「ヒト」に関する情報
企業における「ヒト」に関する情報には、従業員の氏名や所属部署といった基本情報に加え、スキル、資格、経歴、評価、勤怠状況などが含まれます。
これらの情報を一元管理することで、会社全体の人材リソースを可視化でき、プロジェクトへの適切な人員配置や後継者育成計画の策定が容易になります。
また、採用活動から退職までの人事関連データを統合的に扱うことで、人事戦略の立案にも役立てられます。
勤怠承認や経費精算といった各種申請のワークフローをシステム上で統一すれば、人事部門の業務負担軽減にもつながります。
在庫や備品など「モノ」に関する情報
モノに関する情報には、製品や原材料の在庫、社内で使用する備品、PCや車両などの固定資産といった物理的な資産のデータが含まれます。
特に在庫情報は、販売部門、製造部門、倉庫など複数の部署が関わるため、一元管理の重要性が高い領域です。
リアルタイムで正確な在庫数を全社的に共有することで、過剰在庫や販売機会の損失を防ぎ、キャッシュフローの改善に寄与します。
また、備品や固定資産の購入時期、使用者、減価償却などの情報を統合管理することで、資産の効率的な活用や計画的な更新が可能になります。
会計や予算など「カネ」に関する情報
「カネ」に関する情報は、企業の経営状態を直接的に示す重要なデータです。
具体的には、日々の売上や仕入、経費といった取引データから、各部門の予算と実績、貸借対照表や損益計算書などの財務諸表、さらには資金繰りの状況まで多岐にわたります。
これらの財務・会計情報を一元管理することで、経営層はリアルタイムに経営数値を把握でき、市況の変化に応じた迅速な投資判断や経営戦略の修正ができます。
また、予実管理の精度が向上するほか、株主や金融機関への報告資料作成も効率化されます。
顧客情報や営業進捗など「企業活動」に関する情報
企業活動における情報として代表的なものが、顧客情報や案件の進捗状況です。
氏名や連絡先といった基本情報だけでなく、過去の商談履歴、問い合わせ内容、購買履歴、クレーム対応の記録などを一元管理します。
これにより、営業、マーケティング、カスタマーサポートといった部署間で顧客に関する情報が共有され、一貫性のあるアプローチが実現します。
例えば、サポート部門に寄せられた顧客の声を営業担当者が把握し、次の提案に活かすことができます。
また、広告の反応やウェブサイトのアクセス解析データなども統合し、マーケティング施策の最適化を図ることも可能です。
一元管理を導入することで得られる4つのメリット
情報が社内に散在している状態は、非効率な業務や判断の遅れを招く原因となります。
一元管理のメリットは、こうした課題を解決し、企業経営に多大な効果をもたらす点にあります。
情報を一箇所に集約することで、業務プロセスの見直しやコスト構造の改善、さらにはデータに基づいた的確な意思決定が可能になるなど、多くの利点が生まれます。
ここでは、一元管理を導入することで得られる具体的なメリットを4つの側面から解説します。
部署間の情報連携がスムーズになり業務が効率化する
各部署が個別のシステムやファイルで情報を管理していると、他の部署が必要な情報を確認する際に、問い合わせやデータ転記といった手間が発生します。
一元管理システムを導入すると、全部署が同じプラットフォーム上で最新情報を共有できるため、こうした部門間の連携が円滑になります。
例えば、営業部門が受注した情報を入力すれば、即座に経理部門や製造部門がその情報を確認し、請求書発行や生産計画の立案といった次のアクションに移れます。
これにより、伝達ミスやタイムラグがなくなり、業務プロセス全体が大幅に効率化されます。
データ管理の手間や人件費といったコストを削減できる
情報が分散している状態では、同じようなデータを各部署で重複して入力・管理する手間が発生し、人件費の無駄につながります。
また、部署ごとに異なるシステムを運用している場合、それぞれの保守・運用コストもかかります。
一元管理システムを導入すれば、データの入力は一度で済み、全社で共有されるため、重複作業がなくなります。
さらに、管理するシステムが一つに統一されることで、サーバーの運用費やライセンス費用、メンテナンスにかかる人件費などのITコストを全体的に削減する効果も期待できます。
最新かつ正確な情報に基づいた迅速な意思決定が可能になる
経営者が的確な意思決定を下すためには、リアルタイムかつ正確な経営情報が不可欠です。
情報が各部署に分散していると、経営状況を把握するために必要なデータを集計・分析するのに時間がかかり、判断が遅れてしまいます。
一元管理システムでは、売上や在庫、財務状況といった経営に関するあらゆるデータがリアルタイムで更新・集約されるため、経営者はいつでも最新の状況を簡単に把握できます。
これにより、市場の変化や新たなビジネスチャンスに対して、データに基づいた迅速かつ的確な意思決定を行えるようになります。
情報の重複や入力ミスが減りデータの信頼性が向上する
複数の部署で同じ顧客情報や製品情報を個別に入力していると、入力ミスや更新漏れが発生し、どのデータが正しいのか分からなくなることがあります。
これは、データの信頼性を著しく損なう原因となります。
一元管理システムでは、情報の入力元が一つに集約されるため、こうした重複入力やそれに伴うミスを防ぐことが可能です。
また、一度登録されたマスターデータを各業務で参照する仕組みになるため、常に統一された正確なデータを利用できます。
結果として、社内で扱うデータ全体の品質と信頼性が向上します。
一元管理を導入する前に知っておくべき3つのデメリット
一元管理は多くのメリットをもたらす一方で、導入にはいくつかの課題も伴います。
システムの導入コストや、既存の業務フローを変更する必要性、そして従業員への教育など、事前に検討しておくべきデメリットが存在しますします。
これらの課題を軽視して導入を進めると、期待した効果が得られないばかりか、現場の混乱を招く可能性もあります。
ここでは、一元管理の導入を検討する際に、あらかじめ把握しておくべき3つのデメリットについて解説します。
新しいシステムを導入するための初期費用がかかる
一元管理を実現するためには、多くの場合、ERP（統合基幹業務システム）のような新しいシステムを導入する必要があります。
システムの導入には、ソフトウェアのライセンス費用や、自社の業務に合わせて機能を調整するカスタマイズ費用、サーバーなどのインフラ構築費用といった初期コストが発生します。
特に、大規模なシステムになるほど、その費用は高額になる傾向があります。
導入によって得られる長期的なコスト削減効果と、初期投資のバランスを慎重に検討し、費用対効果を見極めることが求められます。
全社で統一された運用ルールを策定する必要がある
一元管理システムを効果的に運用するためには、全社で統一されたルール作りが不可欠です。
例えば、データの入力形式や更新のタイミング、各項目の定義などを明確に定めなければ、せっかくシステムを導入してもデータの品質が保てません。
これまでの部署ごとのやり方を大きく変更する必要があるため、各部署からの合意形成には時間がかかることもあります。
また、誰がどの情報にアクセスできるかといった権限設定や、不正な操作を防ぐための監査ログの管理方法など、セキュリティに関するルール策定も重要です。
従業員への研修や意識改革が求められる
新しいシステムを導入すると、従業員はこれまでの業務手順を変更し、新しい操作方法を習得する必要があります。
そのため、全従業員を対象とした研修の実施が不可欠であり、操作マニュアルなどの資料準備も必要となります。
特に、従来のやり方に慣れている従業員からは、変化に対する抵抗感が示されることも少なくありません。
なぜ一元管理が必要なのか、それによってどのようなメリットがもたらされるのかを丁寧に説明し、全社的な意識改革を促していく地道な取り組みが、システムの定着には欠かせません。
一元管理を成功させるための3つのポイント
一元管理の導入は、システムを導入するだけでは成功しません。
導入の目的を明確にし、全社的な協力体制を築き、自社に適した方法で進めることが重要です。
目的が曖昧なまま進めると、現場の協力が得られなかったり、導入したシステムが業務に合わなかったりといった問題が生じがちです。
ここでは、一元管理への取り組みを成功に導き、その効果を最大限に引き出すために押さえておきたい3つの重要なポイントを解説します。
なぜ一元管理が必要なのか目的を社内全体で共有する
一元管理を成功させるための最も重要なポイントは、導入の目的を明確にし、それを経営層から現場の従業員まで、社内全体で共有することです。
「業務を効率化するため」「経営判断を迅速化するため」といった具体的な目的を全員が理解することで、システム導入への協力が得られやすくなります。
目的が共有されていないと、従業員は単に「仕事のやり方が変わって面倒だ」と感じてしまい、システムの利用が定着しません。
導入プロジェクトの初期段階で、現状の課題と目指すべきゴールを丁寧に説明し、全社的なコンセンサスを形成することが不可欠です。
誰でも同じように使えるように操作マニュアルを整備する
新しいシステムを導入した際に、従業員が使い方に戸惑い、活用が進まないケースは少なくありません。
これを防ぐためには、誰が見ても理解しやすく、同じように操作できるような分かりやすいマニュアルを整備することが重要です。
基本的な操作方法だけでなく、業務シーンごとの具体的な使い方や、トラブルが発生した際の対処法などを網羅的に記載します。
図やスクリーンショットを多用し、視覚的に理解しやすいマニュアルを作成するとより効果的です。
また、マニュアルを整備するだけでなく、研修会を実施したり、各部署にシステム推進のキーパーソンを配置したりするなどのフォロー体制も整えるべきです。
自社の課題や事業規模に合ったシステムを選ぶ
一元管理を実現するためのシステムやツールには様々な種類があり、それぞれ機能や価格が異なります。
多機能で高価なシステムが、必ずしも自社にとって最適とは限りません。
まずは自社が抱えている課題を明確にし、その課題を解決するために必要な機能は何かを洗い出すことが重要です。
その上で、企業の事業規模や将来的な拡張性も考慮に入れ、複数のシステムを比較検討します。
クラウド型かオンプレミス型か、特定の業務に特化したツールか、基幹業務全体をカバーするERPかなど、自社の状況に最も合ったシステムを選択することが、導入成功の鍵となります。
業務効率化に役立つ一元管理システム（一元管理S）の種類
一元管理を実現するためのITシステムには様々な種類が存在します。
それぞれ得意とする領域や機能が異なるため、自社の目的や課題に応じて適切なサービスを選択することが重要です。
例えば、ECサイトの複数店舗の在庫をまとめて管理したい場合と、企業全体の経営資源を統合したい場合では、必要となるシステムは異なります。
ここでは、代表的な一元管理システムを3つの種類に分け、それぞれの特徴や用途について解説します。
企業の基幹業務を統合管理するERP（企業資源計画）
ERPは「EnterpriseResourcePlanning」の略で、日本語では「企業資源計画」と訳されます。
その名の通り、企業の基幹となる業務、すなわち会計、人事、生産、販売、在庫管理といった複数の業務システムを一つに統合し、企業全体の経営資源を最適化することを目的としたシステムです。
各業務のデータが単一のデータベースで管理されるため、部門間の情報連携がスムーズになり、経営状況をリアルタイムで可視化できます。
自社でサーバーを構築するオンプレミス型と、クラウドサービスとして利用する形態があり、セキュリティ要件や予算に応じて選択します。
顧客情報を管理し関係性を深めるCRM（顧客関係管理）
CRMは「CustomerRelationshipManagement」の略で、「顧客関係管理」を意味します。
顧客の氏名や連絡先といった基本情報に加えて、商談履歴、購買履歴、問い合わせ内容、メールのやり取りなどを一元管理し、顧客との良好な関係を構築・維持することを目的としたシステムです。
営業部門だけでなく、マーケティング部門やカスタマーサポート部門も同じ顧客情報を参照できるため、全社で一貫した顧客対応が可能になります。
蓄積された顧客データを分析し、個々の顧客に合わせたアプローチを行うことで、顧客満足度の向上や売上拡大につなげます。
ファイル共有機能なども備わっています。
営業活動の進捗や案件情報を可視化するSFA（営業支援システム）
SFAは「SalesForceAutomation」の略で、「営業支援システム」と訳されます。
営業担当者の活動を効率化し、営業部門全体の生産性を高めることを目的としています。
個々の営業担当者が抱える案件の進捗状況、商談内容、顧客情報、日々の活動報告などを一元管理し、チーム全体で共有します。
これにより、マネージャーは各担当者の活動状況をリアルタイムで把握し、的確な指示やアドバイスを行えるようになります。
また、過去の成功事例やノウハウを組織全体で共有することで、営業力の底上げを図ることが可能です。
特に通販事業など、多くの顧客を抱える業態で効果を発揮します。
まとめ
一元管理は、社内に散在する情報を集約し、業務効率化と迅速な意思決定を実現するための重要な経営手法です。
導入にはコストやルールの策定といった課題もありますが、そのメリットは大きいと言えます。
システムの選定時には、ActiveDirectory(AD)との連携や、Microsoft365のTeamsといった既存のアプリやクラウドサービスとの親和性も考慮すべき点です。
ライセンス体系や機能を図で比較検討することも有効です。
自社の目的を明確にし、適切なシステムを導入することで、持続的な成長の基盤を築くことが可能になります。
